Polityka Prywatności serwisu Zakuplaner

1) Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy zakupowej Zakuplaner działającej pod adresem: https://zakuplaner.pl (dalej: „Serwis” lub „Platforma”).

Platforma umożliwia placówkom oświatowym dokonywanie zakupów u niezależnych sprzedawców („Vendorów”). Platforma udostępnia narzędzie do zawierania umów sprzedaży, natomiast sprzedawcą towaru oraz podmiotem realizującym dostawę jest Vendor.

2) Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu (w zakresie działania Platformy) jest Radiant Logistics Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-495), ul. Rakietników 8, KRS: 0001136831, NIP: 5223316530 (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach danych osobowych:

  • e-mail: biuro@zakuplaner.pl

  • adres: Rakietników 8, 02-495 Warszawa

  • tel.: 601 283 205 (godziny obsługi – w zakładce Kontakt)

3) Kogo dotyczą dane

Polityka dotyczy w szczególności:

  • osób działających w imieniu placówek oświatowych (np. dyrektorów, pracowników administracji, osób upoważnionych do zakupów),

  • osób kontaktujących się z Administratorem,

  • użytkowników odwiedzających Serwis (dane techniczne/cookies).

4) Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Platformy Administrator może przetwarzać:

  • dane identyfikacyjne placówki oświatowej (np. nazwa, adres, dane rejestrowe – zgodnie z formularzem),

  • dane osób kontaktowych i użytkowników konta (np. imię i nazwisko, służbowy e-mail, telefon, stanowisko),

  • dane do realizacji zamówień i dostawy (np. adres dostawy, dane odbiorcy),

  • dane rozliczeniowe/fakturowe niezbędne do wystawienia faktury VAT,

  • dane dotyczące zamówień (historia, status),

  • treść korespondencji i zgłoszeń (np. pytania, reklamacje przekazywane przez Platformę),

  • dane techniczne (np. adres IP, identyfikatory plików cookies, logi serwera, informacje o urządzeniu/przeglądarce).

5) Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. Założenie i prowadzenie Konta klienta oraz weryfikacja statusu placówki oświatowej
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o świadczenie usług elektronicznych) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne, jeśli wynikają z przepisów).

  2. Obsługa składania zamówień, utrzymywanie historii zamówień i statusów w Panelu
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy/usługi).

  3. Kontakt i obsługa zapytań (e-mail/telefon/formularze)
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja i obsługa zgłoszeń) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli kontakt dotyczy realizacji usługi.

  4. Rozliczenia i obowiązki księgowo-podatkowe (np. faktury, dokumentacja)
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

  5. Zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, przeciwdziałanie nadużyciom, utrzymanie logów
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – bezpieczeństwo i ochrona Serwisu).

  6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – ochrona prawna).

Jeśli w Serwisie kiedykolwiek pojawią się funkcje marketingowe (np. newsletter), będą one opisane osobno wraz z podstawą prawną i możliwością rezygnacji.

6) Vendorzy – odrębni administratorzy danych

W przypadku złożenia zamówienia dane niezbędne do realizacji transakcji (np. dane kontaktowe, adres dostawy, dane do faktury, szczegóły zamówienia) są przekazywane do odpowiedniego Vendora.

Vendor przetwarza dane jako odrębny administrator w zakresie:

  • zawarcia i realizacji umowy sprzedaży,

  • wystawienia dokumentów sprzedaży,

  • wysyłki i ewentualnych zwrotów/reklamacji,

  • własnych obowiązków prawnych.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Vendora znajdują się w jego dokumentach (np. polityce prywatności) udostępnianych w dedykowanej zakładce/informacjach danego Vendora w Platformie.

7) Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane:

  • Vendorom (w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia),

  • podmiotom realizującym dostawy (kurierzy/przewoźnicy) – zwykle za pośrednictwem Vendora,

  • dostawcom usług IT i utrzymania Serwisu (hosting, serwis, administracja, bezpieczeństwo),

  • dostawcom usług poczty elektronicznej/telefonii (w zakresie komunikacji),

  • podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne (jeśli to konieczne),

  • bankom – w zakresie realizacji przelewów (przedpłata / płatność odroczona przelewem).

W przypadku, gdy podmioty przetwarzają dane na zlecenie Administratora, działają na podstawie umów powierzenia.

8) Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli w przyszłości dojdzie do takiego transferu (np. z powodu dostawcy IT), nastąpi to z zastosowaniem wymaganych zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych).

9) Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okresy zależne od celu:

  • dane Konta – przez czas utrzymywania Konta, a po rezygnacji/likwidacji przez okres niezbędny do rozliczeń i obrony roszczeń,

  • dane transakcyjne i dokumenty księgowe – przez okres wymagany przepisami prawa,

  • korespondencja – przez czas potrzebny do obsługi sprawy oraz ewentualnie do obrony roszczeń,

  • logi techniczne i bezpieczeństwa – przez okres uzasadniony celami bezpieczeństwa i administracji Serwisem.

10) Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

  • dostępu do danych,

  • sprostowania danych,

  • usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem),

  • ograniczenia przetwarzania,

  • przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się automatycznie),

  • sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes),

  • wniesienia skargi do Urząd Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach związanych z realizacją praw można kontaktować się przez: biuro@zakuplaner.pl.

11) Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale:

  • niezbędne do założenia i prowadzenia Konta,

  • konieczne do złożenia zamówienia i realizacji zakupów (w tym wystawienia faktury i dostawy),

  • wymagane do obsługi zgłoszeń, jeśli chcesz uzyskać odpowiedź.

12) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkowników wyłącznie w sposób zautomatyzowany (w tym nie stosuje profilowania w tym znaczeniu).

13) Pliki cookies i dane techniczne

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celach:

  • niezbędnych do prawidłowego działania Serwisu (np. utrzymanie sesji/logowania),

  • zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności,

  • ewentualnie statystycznych/analitycznych – jeśli takie narzędzia są stosowane w Serwisie.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji (np. logowanie).

14) Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyk (m.in. kontrola dostępu, zabezpieczenia systemów i komunikacji, działania utrzymaniowe) w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub naruszeniem.

15) Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmian w funkcjonowaniu Platformy lub przepisach. Nowa wersja będzie publikowana w Serwisie.

Polityka obowiązuje od: 10-02-2026 r.